タスク管理・プロジェクト管理
皆さんご存じだと思うので、新聞の立場で簡単にお話させていただきます。
①作業の整理
・朝刊の配達
・チラシを組んだり揃えたり
・店の契約切れリストに従って、契約更新及び新規購読者獲得
これを月末までに購読者数の維持・増加を目指す
・23日ごろから集金準備・集金及び配布物を届ける
これを翌月の締め日までに１００％達成を目指す
・夕刊の配達
・チラッシュ（チラシ配布登録者リストに従って）の配達
・外交員にデータに従って過去の購読者に再度購読契約をしてもらったり、
新規購読者を獲得してもらう
②作業にかかる時間優先順位を決めスケジュールを作成する
1日の流れ
1:00 検温・タイムカードを押す
前日終了からその時点までの連絡事項がないか連絡表を確認
1:15 朝刊の紙受け
朝刊にチラシを組む
雨の日には新聞をビニールでパックする
1:35 朝刊配達開始
5:10 ベルーナの荷物受け取り
5:30 朝刊配達終了
5:40 アマゾンの荷物受け取り
6:00 不着当番が店内で電話番
7:30 店のチラシの機械担当出勤
機械にチラシをセット区域ごとに必要な部数を作成し配置
8:00 店の事務担当出勤
店内の清掃とパソコンを立ち上げ業務開始準備
9:00 店の責任者出勤
ベルーナ、アマゾンの荷物をチェック、区域別に分ける
9:00 電話番終了
10:00 ベルーナ・アマゾン配達第1陣の配達開始
12:30 昼のミーティング
連絡事項を伝える
12:40 契約更新業務・新規獲得業務・集金業務開始
13:30 チラシを組んだり揃えたり
14:15 夕刊の紙受け
日によって夕刊チラシを組んだり
雨の日は新聞をラップ市配達
日によってチラッシュに配達
16:45 夕刊配達終了
17:00 ベルーナ・アマゾン配達第2陣の配達開始
17:40 事務担当の1日の業務終了
18:00 夕方のミーティング
連絡事項を伝える
18:10 契約更新業務・新規獲得業務・集金業務の継続
20:00 全員業務終了
ひと月の流れ
1日 その月からの購読者と前月末で止まる購読者を整理
配達用の順路帳を一新し配達員と代配にもれなく伝える
3日 本社に当月の購読者内訳を報告
20日 購読者の休みの分の処理（入金消込）を行う
23日 集金準備及び配布物を各購読者に届ける
29日 当日から来月からの購読者にも新聞配達を開始する
③進捗の管理・タスクの調整
・店によっては業務の遅れている担当区域にサポートが入ることがある
・順路帳作成その他業務で苦手としている担当は他にその部分を手伝ってもらう
・本業とアルバイトで手が回らない部分はパートを雇って手伝ってもらう
・病気やケガその他で欠員が出たときは臨配を雇ったり区域編成を行う
・ベルーナ・アマゾン配達で時間を取られている場合はチラシ業務を他がサポートする
新聞の場合は毎月同じなので分かりやすいのですが、他の業種の場合は苦労されてると聞きます。
紙を使ったり、Excelを使う場合もあるようです。
お金はかかりますが、管理ツールを使うことにとって、見える化がはかれ、個々の業務の軽減やグループ全体の俯瞰が容易になったとも聞きます。
